| 项目合同管理“八步走” |
| 作者:王建林 |
来源:施工企业管理 |
点击量: |
发布时间:2009-6-10 13:15:50 |
节。这是一个周期较长而且复杂的环节，不可预见的情况多，最容易出现各种各样的问题，乃是合同管理至关重要的控制环节。要做好这一环节的工作，必须要做到：一是教育项目全员明确项目管理的根本任务是全面、严谨、高效地履行该工程项目的所有合同、协议，而不是施工生产。要让大家明白施工生产是基于合同协议、围绕实现合同协议约定、最后又终结于合同协议的一个工作过程，其根本目的是为了通过一系列合同行为，取得经济利益，扭转把项目管理的重点仅放在如何组织好施工生产上的本末倒置思想，以最大程度地减少因履约意识不强而造成的施工生产轰轰烈烈、经济效益却捉襟见肘的偏差。二是项目部要定期组织召开会议，综合评价分析各项合同的履行情况，围绕高效履行合同义务、行使合同权利来组织施工生产，不断改善和提高履约水平。三是项目管理人员必须要牢固树立有利于企业的证据意识，认真清除一怕麻烦、图省事、想轻松，二怕写不好、留隐患、担责任，三怕堵死个人某种特殊操作的后路等不正确、不合适甚至不道德的思想意识；在合同履行中，必须要克服“君子动口不动手”和随意表态的不良习惯，所有的管理措施、行政指令、情况通报、奖罚实施、作业交底、技术控制、经济核算以及各类通知等，都要采用书面形式，遇到特殊情况当时来不及做出书面形式的，一定要及时补上。发给合同对方的书面文件材料，一定要取得对方人员的签认并妥善保存。四是坚持所有履约行为的集体决策、集体监督。个别特殊情况确实必须由某个人当即作出决定的，决定者事后要及时向有关人员和组织报告这一决定及其实施情况，如决定的实施有隐患，应及时采取补救措施予以消除。所有履约行为必须保持恰当的透明度，要围绕确保公正履行合同，坚决实施企务公开，既不能所有的企务向所有人公开，也决不能所有的企务向所有人不公开，要按照职责权限的层级范围实施必要公开。这是防止履约行为中管理黑洞的根本措施和要求。
六是合同的补充与变更环节。在合同的履行环节，不可避免地会遇到一些新情况、新问题，或者起初被遗漏的事项被发现，或者原来约定的事项发生变化，这些都需要协议双方及时通过协商达成补充协议或者变更协议，必要时也可以会谈纪要的方式经双方共同签认。对于合同工程变更，工程管理部重点从承约方所提出的变更申请的工程现场情况与技术方面，提出会审意见。预算成本管理部对变更金额进行审定，合同管理部从合同条款角度，同时考虑同类合同变更情况的处理，最终提出合同变更处理意见。这些补充协议、会谈纪要及处理意见等，都应被视为合同文本的补充，必须与正式合同文本一样管理、一样履行。
七是合同的结算与支付环节。项目上的任何合同行为都是企业的经济行为，其履行过程中的核算、阶段性结算和最终决算，是项目经济活动的最后一个关口，直接决定着企业的经济效益。企业一般都对此有具体、明确、严格的规定，项目部财务部门必须按照企业有关规定办理，审核及签批手续不完备者不得付款。项目主管会计必须明确自己对此所负的监督责任，严格把好支付关。如果有人企图强行支付，或者化整为零由出纳变通支付，项目主管会计必须在第一时间向企业总会计师报告，必要时直接向企业行政主管领导报告，努力堵住一切漏洞。对明知手续不完备且面临违规支付而不报告的，企业要视情节对主管会计进行处罚，同时对项目经理予以从重处罚。
八是合同关系确立环节。合同没有正式签订生效，就意味着双方的权利义务关系尚未确立，不得准许对方在施工现场进行合同范围内的任何工作。但在现实中，一些项目领导和部门负责人为了图省事、讲义气、攀交情、谋私利，还仍然采用口头委托等方式下达任务，待工程完工后再按实际发生费用补签合同，这样的合同不但根本起不到任何约束作用，还给外界留下了项目管理不规范的不良印象，既容易造就腐败的温床，给不法分子造成可乘之机，也会使企业蒙受程度不同的经济损失。更有甚者，有的当事人为了获取不正当利益，在签订合同时，往往就同一项目再签订一份或者多份与合同价款等实质性内容不一致的合同，这就是我们通常所说的“阴阳合同”。待工程实施起来，一旦涉及到经济利益，必然会导致工程纠纷的发生。
施工企业作为社会经济生产单位，其所有的契约行为都是严肃的法律行为，因这种法律行为产生的所有法律风险最终都会造成经济风险。因此，要做好合同管理，除了要强化制度约束和过程监控，规范做好以上八个环节，保证合同的合法性、严肃性、严谨性和可操作性之外，企业还要大力加强全员的法制宣传教育，培养员工自觉学法、认真守法、合理用法的法律意识，坚决防止因合同问题而引发的经济纠纷和法律风险，实现工程项目增收节支和企业安全稳定发展的目标上一页 [1] [2]
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